مدیریت زمان چیست؟ تکنیکهای مدیریت زمان کدامند؟

مدیریت زمان چیست؟تکنیکهای مدیریت زمان کدام اند؟
5/5 - (1 امتیاز)

فهرست مطالب

مدیریت زمان چیست؟

آیا تا به حال شده احساس کنید در روز زمان کافی ندارید؟

واقعیت این است که همه ما 24 ساعت در روز زمان داریم. پس چطور برخی از افراد نسبت به دیگران بیشترین استفاده را از زمان خود میکنند؟ پاسخ مدیریت زمان(Time Management) است.

تعریف مدیریت زمان: مدیریت زمان، فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی تقسیم زمان بین فعالیت های مختلف است. مدیریت زمان را به درستی و هوشمندانه انجام دهید، سپس موفق خواهید شد در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید. مخصوصا زمانی که زمان تنگ است و فشار بالاست.

انسان های موفق زمان خود را به خوبی مدیریت می کنند. اگر میخواهید بدانید که چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟ مقاله زیر از دکتر مهناز گرجی زاده را مطالعه کنید

مدیریت زمان چیست؟تکنیکهای مدیریت زمان کدام اند؟

مزایای مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به شما کمک میکند که کلیه ی امور و وظایف خود را دسته بندی کنید. اولویتها را مشخص کرده و داستان دغدغه کمبود وقت را فیصله دهید!

با اجرای تکنیک های مدیریت زمان مطمئن میشوید که زمان کافی برای تکمیل امور خود دارید و یا حداقل منصفانه به انجام امور توجه دارید نه بیشتر از توان زمانی و جسمی و… خودتان خودآگاه به افزایش کیفیت کار پی خواهید برد و همه ی وظایف کامل میشوند، بدون اینکه نگران کمبود وقت باشید و یا با عجله اقدام کنید.

 

تکنیکهای مدیریت زمان: ماتریس آیزنهاور

برای یادگیری مدیریت زمان و انجام صحیح آن نیاز است که کارهای روزانه را دسته بندی نمایید. یکی از دسته بندی های بسیار کاربردی و مفید در مدیریت زمان، ماتریس آیزنهاور(Eisenhower matrix) میباشد. ماتریس آیزنهاور در مورد تقسیم بندی کارها در راستای صرفه جویی زمانی و مدیریت زمان کارها به ۴ دسته تقسیم میکند:

  1. مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید
  2. مهم و غیر فوری: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام دهید
  3. غیر مهم و فوری: در صورت امکان این وظایف را تفویض کنید
  4. غیر مهم و غیر فوری: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید

 

مهارت های مدیریت زمان

تکنیکهای مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان(Time management skills) به شرح زیر میباشند:

  • اولویت بندی (Prioritization)
  • تفویض اختیار (Delegation)
  • تصمیم گیری (Decision-making)
  • تعیین هدف (Goal setting)
  • چند وظیفه ای (Multi tasking)
  • حل مسئله (Problem solving)
  • تفکر استراتژیک (Strategic thinking)
  • برنامه ریزی (Scheduling)

تفویض اختیار (Delegation)

تفویض اختیار در مدیریت زمان

تفویض اختیار یا واگذاری کارها کردن محول کردن بخشی از کارها به دیگران. به بیان دیگر انتقال وظیفه یا وظایف خاص از فرد به فردی دیگر میباشد

تفویض اختیار مدیران یعنی یک مدیر بخشی از وظایف خود را به کارکنان خود محول کند. بنابراین تفویض اختیار در مدیریت زمان و بهبود زمان بندیها اثر چشمگیری داری

این تفویض میتواند درحدود برخی وظایف و تصمیمات کوچک و جزیی باشد یا میتواند در رده های بالاتری از اهمیت باشد.

آنچه مهم است هر نوع تفویضی که صورت بگیرد میبایستی با هدف ونیت کم کردن حجم کاری مدیر و صرفه جویی زمانی باشد. بعبارتی در راستای مدیریت زمان این تفویض انجام شده باشد، درغیر اینصورت همچنان از مدیران زمان میگیرد

 

چرا مدیران از تفویض اختیار یا واگذاری کارها در مدیریت زمان گریزان هستند؟

به دلایل ذیل توجه کنید:

۱.مدیر فکر میکند که توضیح وآموزش کاری که قرار است تفویض شود زمان برتر و طولانی تر از زمانی است که خود مدیرآن را انجام دهد

۲. مدیر دوست دارد لذت تکمیل پروژه خاص را حس نموده بنابراین ترجیح میدهد خودش کاررا ادامه و به اتمام برساند

۳.با تفویض اختیار حس میکند که کار از دستش در می رود و نظارت کاملی نخواهد داشت

۴. مدیر فکر میکند که کارکنان دیگر روی او حساب نخواهند کرد

۵. از اضافه کردن کارهای تفویضی  و افزایش حجم مسیولیت به لیست کارمندانش احساس گناه میکند

۶.به فردی که باید پروژه را کامل کند اعتماد و اطمینان کافی ندارد

و…

خودداری از تفویض اختیار میتواند پیامدهای منفی برای شما و پروژههایتان داشته باشد

 

آسیب های عدم تفویض اختیار در مدیریت زمان چیست؟

عدم تفویض اختیار یا واگذاری کارها باعث پیامد های زیر میشود:

۱.برنامه های زیادی در دست اقدام دارید و اجرای همه منوط به شخص شما خواهند بود

۲.در اولویت بندیها اشتباه رخ می دهد و باعث تاخیر درانجام اولویتهای مهتر میشود

۳.کارمندان شما فرصت های ارزشمند یادگیری و رشد را ازدست خواهند داد

۴.زمان کمتری خواهید داشت برای تمرکز روی پروژه و کارهای مهمتر

یادتان باشد که براساس تحقیقات انجام شده در موسسه گالوپ ؛ با اعمال مدیریت زمان ۳۳درصد درآمد هر واحد تجاری افزایش مییابد

در فرآیند مدیریت زمان ، مدیران زمان خود را آزادکرده و بیشترین بازدهی را برای خود وشرکت بهمراه داشته وباعث رشد بیشتری خواهند شد

 

چگونه تفویض اختیار مفیدتر و موثرتری داشته باشیم؟

راهکارهای افزایش بازدهی تفویض اختیار در مدیریت زمان:

 

۱.توجه کنید که چه چیزی را به دیگران تفویض میکنید

چرا که هر کاری را نمیتوان تفویض کرد(بعنوان نمونه ممکن است بررسی عملکرد پرسنلی توسط شما باید انجام شود و نمیتوان آن را تفویض کرد)

 

۲.در استخدام و بکارگیری کارکنان به استعدادهای مناسب و نقاط قوت وضعف آنها توجه داشته تا تفویض اختیار بشکل صحیح تری صورت گیرد

 

۳.از خود این سوالات را بپرسید:

  • آیا کارکنان من نیز میتوانند وظیفه ای خاص را بشکل مطلوبی انجام دهند؟
  • آیا با تفویض اختیار به تقویت شغلی کارکنان کمک میشود؟
  • آیادر بین همکاران  کسی هست که میتواندکار را بهتر انجام دهد
  • آیا کسی هست که با آموزش کاررا بهتر انجام دهد؟

 

۴.با تفویض  اختیار به همکاران  اعتماد و ارزش قایل شدن را نشان می دهید

 

۵.نتایج تفویض اختیار را ترسیم و مشخص نماید

 

۶.میزان مسیولیت وتعهد هر فرد را بطور واضح مشخص نماید صرف انداختن کار بردوش همکاران تفویض اختیار محسوب نمیشود.پروژه ویا وظایف محوله را کاملا شفاف مشخص کنید

 

۷.قبل از اینکه هر کسی شروع به کار روی یک پروژه کند، باید بداند چه چیزی را باید تکمیل کند و تا چه زمانی بعبارتی میزان موفقیت هر فرد در وظایفی که تفویض شده را بتوان سنجید

 

۸.منابع مورد لزوم و سطح اختیارات محوله را مشخص نموده واگر به آموزشی در این زمینه نیاز است مراحل کار آموزش را هم مشخص نماید:

تفویض اختیار بدون توجه به انجام موارد فوق هردوطرف را ناامید کرده و نتیجه دلخواه حاصل نمیشود و چه بسا ضررهای فراوانی با خود بدنبال داشته باشد

 

۹. یک کانال ارتباطی شفاف ایجاد کنید:

تا فردی که وظایف به وی تفویض شده بتواند براحتی سوالات و چالشهای خود را مرتفع نموده و در بروز رسانی این تفویض قدمهای مثبت برداشته و مرتب گزارش دهد.

از طرفی شما نیز بعنوان یک مدیربایستی مرتبا اوضاع را رصد کرده بدون آنکه سد راه همکاران باشید

فراموش نکنید تفویض بمعنای آن نیست که: من کارا به شما سپردم و دیگر نگران آن نیستم

بایستی راهی برای نظارت بر پیشرفت و صحت عملیات برقرار کنید

 

۱۰. اجازه شکست دهید

به فردی که تفویض اختیار کرده اید اجازه شکست بدهید.اگر مدیر کمال گرایی هستید احتمالا تفویض اختیار بسیار برایتان دشوار خواهد بود چرا که احتمالا فکر میکنیدکسی بجز خودتان توانایی انجام خیلیی خوب این کار را ندارد

اجازه شکست دادن بمعنای این است که نه تنها پیش بینی این احتمال برای هرکسی وجود دارد بلکه به افرادی که به آنها وظایفی محول شده قدرت انتخاب مسیرهای جدید و رویکردهای جدید را می دهدکاری که منجر به پرورش روح خلاقیت در بین کارکنان خواهد داد.

 

۱۱. صبور باشید

صبور باشید تاافراد تست خود را پس دهند و از این آزمون بدرستی و سربلند بیرون بیاید

ممکن است شما یک کاررا در عرض ۳۰ دقیقه انجام دهید اماهمان کار رافردی که وظایف جدید به وی محول شده در اوایل تفویض دوساعت زمان صرف کند وانجام دهد

و ممکن است وسوسه سراغتان بیاید که از نظر زمانی دارید وقت تلف میکنیدو بهتر است که وظایف را تفویض نکنیدکافی است صبور باشیدو خودتان را برای انجام اولین بار همان کار به یاد بیاورید.شما مهارتههای مدیریت زمان خود را ارتقا داده ایدبنابراین باز هم میگوییم صبور باشید.

 

۱۲. ارائه (و درخواست) بازخورد دهید و بگیرید

علاوه بر نظارت در حسن انجام کار؛ میبایستی بازخورد خود را به کارمندان ارایه نماید

از طرف دیگر، به یاد داشته باشید که وقتی یک کار به خوبی انجام شد، بازخورد مثبت ارائه دهید و قدردانی خود را نشان دهید.

از سوی دیگر مرتب از همکران خود بازخورد بگیرید که برای تفویض موثر تر و کارآمد تر چه بازخوردی دارند؟

 

۱۳.بابت انجام صحیح و به موقع وظایف محول از همکاران خود قدر دانی کنید

بخاطر داشته باشید که تفویض اختیار فقط به نفع شما نیست بلکه همکاران را نیز درگیر کار کرده و احساس تعلق  و مفید بودن بیشتری خواهند داشت و این نیز باعث موفقتر شدن شما میشود

 

تفویض اختیار آسان نیست مهارتی است که برای تسلط بر آن نیازبه گذر زمان و تکرار و تمرین و تقویت دارد

 

اولویت بندی (Prioritizing)

اولویت بندی در مدیریت زمان

اولویت بندی یعنی انجام وظایف با ترتیب مشخص.

در اولویت بندی کارها در مدریت زمان به نکات زیر توجه کنید:

  • انعطاف پذیر باشید

یعنی کارهایی با اولویت پایین را برای سرعت در انجام کارهای مهم وضروری کنار بگذرید

 

  • برای این کار فهرستی از همه ی وظایف تهیه کرده و آنچه مهم است را شناسایی کنید؛و اولویت ها را مشخص کنید.اولویت براساس اهمیت؛ فوریت؛و…
  • به کاری که نیازی به انجام آن ندارید، «نه» بگویید.
  • کارهای مهم را در ساعات اوج بهره وری خود برنامه ریزی کنید.
  • همه چیز را در لیست کارهای انجام دهید.
  • آنچه برایتان مهم است را مشخص کرده و یک برنامه برای اقدام بنویسید
  • وظایف روزانه خود را ترسیم کنید…
  • عوامل حواس پرتی را از بین ببرید…

 

تصمیم گیری (Decision making)

منظور از تصمیم گیری در مدیریت زمان چیست؟

تصمیم گیری فرآیند انتخاب، جمع آوری اطلاعات و ارزیابی راه حل های جایگزین برای انجام کارها است.

تصمیمات بخش مهمی از زندگی هستند و با وجود پیچیدگی آنها، ما روزانه با تصمیمات مختلفی روبرو هستیم.

 

4 نوع تصمیم گیری در مدیریت زمان

چهار نوع تصمیم گیری در مدیریت زمان وجود دارد:

 

1-انتخاب ها و تصمیم های معمولی:

مثل: هنگامی که به خرید در یک سوپرمارکت یا یک فروشگاه بزرگ می روید، انتخابهایی دارید که مبناهای متفاوتی دارد(سلیقه؛ تجربه قبلی؛ پیشنهاد دیگران؛ اجبار دیگران و…) …

هنگامی که به خرید در یک سوپرمارکت یا یک فروشگاه بزرگ می روید، معمولاً از محصولاتی که قبلا تست کرده اید انتخاب می کنید. آن اقلام، شاید یک پاکت شیر یا یک شیشه مربا باشد که همان چیزی هستند که هستند. شما توانایی بهبود آنها را ندارید. کنترل کم است. علاوه بر این، شما انتخابی را انجام می‌دهید که برای شما مناسب‌تر است – مهم نیست که دیگران چه چیزی می‌خرند. عملکرد مطلق است.

 

2- تصمیمهایی که بر نتایج تاثیر گذارند:

مثل: انتخاب رشته تحصیلی

همین امر در مورد اکثر تصمیمات سرمایه گذاری شخصی صدق می کند. ممکن است بتوانید تصمیم بگیرید که کدام سهام شرکت را بخرید، اما نمی‌توانید پس از خرید آنها عملکرد آنها را بهبود ببخشید. تأثیرگذاری بر نتایج. بسیاری از تصمیمات شامل چیزی بیش از انتخاب از میان گزینه هایی است که نمی توانیم آنها را بهبود بخشیم یا در مورد چیزهایی که نمی توانیم بر آنها تأثیر بگذاریم.

 

3- تصمیم هایی که در راستای شرط بندی رقابتی است:

مثل: شرط بندی مسابقات ؛ تصمیم باری واردات یک محصول و رقابت با رقبا از نمونه تصمیمهایی هستند که در راستای رقابت قرار دارد

بهترین تصمیمات باید حرکت رقبا را پیش بینی کند. این جوهره تفکر استراتژیک است، که آویناش دیکسیت، استاد پرینستون و بری نالباف، استاد دانشگاه ییل، تصمیم گیری استراتژيک را اینگونه تعریف می‌کنند: «هنر سبقت گرفتن از حریف، با دانستن اینکه دشمن سعی دارد همین کار را با شما انجام دهد ».

 

4- اتخاذ تصمیمات استراتژیک:

مثل: مهمترین و دشوارترین تصمیمات. تصمیم گیریهای استراتژیک با پیامدهایی برای عملکرد شرکت است. تصمیمات استراتزیک دو بعد متفاوت دارند: کنترل و عملکرد. بعدکنترل میزان تأثیرگذاری ما بر شرایط تصمیم گیری و نتیجه را در نظر می گیرد.

و بعد عملکرد به روشی که موفقیت را اندازه گیری می کنید می پردازد

در این دسته چهارم تصمیم گیری، ما می توانیم به طور فعال بر نتایج تأثیر بگذاریم و موفقیت به معنای انجام بهتر از رقبا است. مدیران کسب‌وکار مانند خریدارانی نیستند که یک محصول را انتخاب می‌کنند یا سرمایه‌گذاران سهامی را انتخاب می‌کنند، بلکه صرفاً انتخابی را انجام می‌دهند که به نتیجه خاص و مدنظر خود برسند

تصمیمات استراتژیک علاوه بر تجارت در زمینه های دیگر نقش بسیار مهمی دارند مثلا:در ورزش، یک مربی عملکرد ورزشکاران را شکل می دهد و آنها را به یک تیم مؤثر تبدیل می کند که می تواند از حریف پیشی بگیرد. یا در سیاست، یک کمپین سیاسی برنده تصمیم استراتژیک؛ به ارزیابی هوشمندانه رقبا و توانایی حامیان و عوامل دیگر بستگی دارد

 

مدیران اجرایی در طول مسئولیت های روزانه خود با طیف وسیعی از تصمیمات، اغلب در هر یک از چهار زمینه ای که در اینجا به آنها اشاره شده است، مواجه می شوند.

و تنها کسانی که قادرند تعهد و تصمیم گیری استراتژیک و صحیح داشته باشند میتوانند در موقعیت برنده قرار گیرند

 

تعیین هدف (Goal setting)

تعیین هدف در مدیریت زمان

مفهوم هدف گذاری در مدیریت زمان چیست؟

نظریه تعیین هدف، مکانیسم‌هایی را توضیح می‌دهد که توسط آن‌ها اهداف بر رفتار تأثیر می‌گذارند، سطح تعهد، اهمیت هدف، سطوح خودکارآمدی، بازخورد از اصول مهم هدفگذاری هستند

 

4 اصل تئوری هدف گذاری در مدیریت زمان

طبق گفته لاک و لاتام، پنج اصل هدف گذاری در مدیریت زمان وجود دارد که می تواند شانس موفقیت ما را افزایش دهد:

  1. وضوح
  2. چالش
  3. تعهد
  4. بازخورد

 

  • وضوح (Clarity)

اهداف خوب تعیین شده واضح هستند و شما می توانید به طور عینی تعیین کنید که آیا به هدف رسیده اید یا خیر. اهداف ضعیف؛ مشخص نبوده  و لزوماً نمی توانید بگویید که پس از رسیدن به هدف چگونه به نظر می رسدو نتیجه خوبی بهمراه ندارد

هدف روشن، هدفی است که بتوان آن را اندازه گرفت و جایی برای سوء تفاهم باقی نمی گذارد. این سوال از خود بپرسید«اگر هدف کامل شود چگونه به نظر می رسد؟» پاسخ به این سؤال به شما کمک می کند تا اهداف روشن را شناسایی کنید.

 

  • چالش (Challenge)

اگر بدانیم که یک هدف یک چالش است و توسط کسانی که آن را به ما اختصاص داده اند نیز چنین تصور می شود، به احتمال زیاد برای رسیدن به آن انگیزه خواهیم داشت. یک هدف باید چالش برانگیز باشد، اما همچنان باید قابل دستیابی باشد.

 

  • تعهد (Commitment)

برای اینکه اهداف موثر واقع شود، کارمند و کارفرما هر دو باید متعهد به استفاده از منابع مورد نیاز برای تکمیل هدف باشند و همچنین باید در مورد نتایج به توافق برسند.  ·

 

  • بازخورد (Feedback)

اگر فرد در نیمه راه رسیدن به هدف باشد اما سوالی داشته باشد چه؟ اگر مطمین نباشید که فرد در حال انجام فرآیند تکمیل هدف به روش صحیح است، چه؟ بازخورد؛ فرصتی برای تصحیح یا شفاف سازی قبل از رسیدن به هدف  و پیشگیری از اتلاف وقت وسرمایه در این مسیر است.

 

چند وظیفه ای (Multi tasking)

چند وظیفه ای در مدیریت زمان

چند وظیفه ای در مدیریت زمان به معنای: انجام بیش از یک کار به طور همزمان است. چندوظیفه ای، در زمینه انسانی، انجام چندین کار به طور همزمان است، مانند ویرایش یک سند و پاسخ دادن به ایمیل در حین شرکت در یک کنفرانس تلفنی. در یک کامپیوتر، چند وظیفه ای به مواردی مانند اجرای همزمان بیشتر ازیک برنامه اشاره دارد. کامپیوترهای فعلی برای چندوظیفه ای طراحی شده اند. با این حال، برای انسان ها، چندوظیفه ای به طور قاطع ثابت شده است که روشی ناکارآمد برای کار است.

تحقیقاتی که به دهه 1980 برمی‌گردد، مکرراً نشان داده است که وقتی افراد چند کار را انجام می‌دهند، عملکرد ضعیف می‌شود.

  • برای دانش آموزان، نتایج تحصیلی ضعیف تری را بهمراه دارد
  • زمان زیاد را میگیرد و خطاهای بیستری بهمراه دار
  • افراد در حفظ اطلاعات جدید در حین انجام چند کار با مشکل بیشتری مواجه بودند.

افراد چند کاره معمولی حتی زمانی که یک کار را در هر زمان معین انجام می دادند کمتر از افراد غیر چند کاره موثر بودند زیرا توانایی تمرکز آنها مختل میشود. انجام چند کار به طور موقت باعث کاهش ضریب هوشی 10 امتیازی می شود که معادل یک شب کامل بدون خواب است. افراد چند وظیفه ای معمولاً فکر می کنند که مؤثرتر از آنچه که در واقع وجود دارد، هستند، اما این چنین نیست

 

حل مسئله (Problem solving)

حل مسئله در مدیریت زمان

مهارت حل مسئله در مدیریت زمان مهارتی است که موارد ذیل را در بر میگیرد: تعیین علت مشکل، شناسایی، اولویت‌بندی و انتخاب گزینه‌های جایگزین برای راه‌حل.

پیاده سازی یک راه حل برای اینکه یک مدیر بتواند بشکل موثر و مفید سازمان و کارکنان خود را هدایت کند، نیاز به تکنیک های حل مسئله دارد.

برای یافتن راه حل مناسب میتوان از فرایند ۴ مرحله ای حل مساله استفاده نمود

فرآیند 4 مرحله ای حل مسئله در مدیریت زمان

۱.واقعیت چیزی است و عقیده چیزی دیگر. بنابراین این دو را از هم جدا کنید

۲. علل زمینه ای را مشخص کنید و با کارکنان درگیر این موضوع مفصل صحبت کنید تا تمامی علل و زوایای هریک مشخص شود

۳. مشکل را به طور خاص بیان کنید شفاف و روشن و اینکه چه استاندارد ؛ قوانین و یا انتظاری نقض شده است

۴. از تلاش برای حل مشکل بدون داده خودداری کنید. مشخص کنید که مشکل در کدام فرآیند نهفته است. ریزکاریها در حل مساله به شما کمک خواهد کرد

 

تفکر استراتژیک (Strategic thinking)

تفکر استراتژیک در مدیریت زمان

تفکر استراتژیک در مدیریت زمان مهارتی است که شما را قادر می سازد از تفکر نقاد برای حل مسائل پیچیده و برنامه ریزی برای آینده استفاده کنید. این مهارت‌ها برای دستیابی به اهداف تجاری، غلبه بر موانع و رسیدگی ورفع چالش‌ها ضروری است

 

مهارت های تفکر استراتژیک در مدیریت زمان

مهارت های تحلیلی:

باید قادر به تجزیه و تحلیل انواع ورودی ها باشید – از صورت های مالی گرفته تا شرایط بازار، روندهای تجاری نوظهور و تخصیص منابع داخلی. این قبیل تحلیلها برای ایجاد یک استراتژی برای سازمان حیاتی وضروری است

در این بخش درصورت تکمیل بررسیهای لازم میتوان تفویض اختیار نمود و گزارشات مربوطه را دریافت کنید

 

مهارت های ارتباطی:

برای اجرا یک استراتژی در سازمان صرفنظر از اینکه چقدر سازمان قوی است ؛ نیاز به بکارگیری مهارتهای ارتباطی است

بعنوان  مثال همکاری با ذینفعان داخلی و خارجی، ایجاد اجماع، و اطمینان از همسویی همه افراد و تلاش در جهت اهداف مشترک، همگی در تفکر استراتژیک نقش اساسی دارند.

مهارت‌های حل مسئله: برنامه‌ریزی استراتژیک اغلب برای حل مشکلات یا مقابله با چالش‌هایی مانند اهداف مالی از دست رفته، گردش کار ناکارآمد یا یک رقیب در حال ظهور استفاده می‌شود. بنابراین برای اجرای این برنامه نیاز است که ابتدا مشکل وراه حلهای بالقوه آن شناسایی شوندتا بتوان استراتژی بهتری راطراحی کرد.

 

مهارت های برنامه ریزی و مدیریت:

علاوه بر ارایه راه حل ؛ اجرای آن نیز نیاز به مهارتهایی دارد

هنگامی که داده ها تجزیه و تحلیل شد،مساله شناسایی و راه حلهای آن پیدار میشوند واینجاست که نیاز به برنامه ریزی و مهارتهای قوی داریدتا همه چیز را کنار هم بخوبی قرار دهید

 

به عنوان مثال، شما به یک سفر می روید و وسایل را بسته بندی می کنید، از قبل فکر می کنید و فرض می کنید که در صورت آب و هوای بد، بیماری، از دست دادن مدارک یا پول چه چیزی باید همراه داشته باشید.

همه چیز را پیش بینی میکنید

 

چگونه مهارت تفکر استراتژیک را توسعه دهیم؟

  1. سوالات استراتژیک بپرسید

اگر می خواهید مهارت های تفکر استراتژیک خود را ارتقا، یکی از ساده ترین کارهایی که می توانید انجام دهید این است که سوالات استراتژیک بیشتری بپرسید. ودر این کار ماهر شوید.

انجام این کار به شما امکان می دهد تا مهارت های برنامه ریزی خود را تمرین کنید، در شناسایی فرصت ها ماهر شوید و ذهنیت استراتژیک تری ایجاد کنید تا در حرفه ی خود نیز بکار ببرید

چند نمونه از سوالات استراتژیک که ممکن متداول:

 

  • چگونه می توانیم موقعیت استراتژیک خود را برای ورود به یک بازار جدیدمشخص رکنید
  • جهت رشد هر یک از محصولات یا خدمات چه استراتژی دارید

 

  • رشد سازمان در پنج سال آینده به کجا میرسد و ، و چگونه از لحاظ تاریخی با زمان شروع مقایسه میشود
  • سازمان چگونه به تهدیدهای رقبای بالقوه پاسخ خواهد داد؟

 

پس از طرح سوالات استراتژیک حال وقت آن است که به هریک پاسخ دهیدپاسخی هوشمندانه وماهرانه

تا بتوانید پاسخها را بررسی کرده رسیدگی کنید و آماده ی رفع ابهامات باشید

بعنوان مثال : فرض کنید که کسب و کارتان؛ سهم بازار یکی از محصولات خوددر میان مشتریان قدیمی را از دست میدهید

با اقدام به موقع و سوالات استراتژیک و پالسخ به هر سوال میتوانید این سهم از دست رفته را جبران نماید

 

  1. در دوره های مربوط به حل مساله و تفکر استراتژیک ما شرکت کنید
  2. به جای اینکه کورکورانه از یک فرضیه پیروی کنید، تا آنجا که ممکن است اطلاعات بیشتری را جمع آوری کنید تا در هنگام طراحی استراتژی خود از آنها استفاده کنید. بعنوان مثال با انجام مصاحبه با مشتریان جدیدمیتوانید اطلاعات بیشتری جمع آوری کنید
  3. دلیلی برای جذب مشتریان جدید محصول خود بیابید. درک اینکه چرا مشتریان جدید محصول شما را بایستی بخواهند به شما کمک میکند تا استراتژی بازاریابی و توسعه بهتری بدست آورید
  4. هر ایده مخالف را بشنوید و تحلیل کنید.در میان ایده های مخالف طرح ها و ایده های خوبی نهفته است
  5. مفروضات خود را زیر سوال ببرید و فرضیه خود را از طریق آزمایش دقیق انجام دهید .هنگامی به استراتژی دلخواه رسیدید به سازمان شما کمک میکند تا به اهداف خود برسد با انجام این کار، می توانید مطمئن شوید که احتمال دیگری را نادیده نمی گیرید.
  6. درصورت مخالفت با استراتژی شما؛ بعنوان یک مخالف به آن استراتژی نگاه کنید تا نقاط ضعف را دریابیدو برای دفاع از استراتژی خود مسلح و مجهز به پاسخ شویدو درصورتی که نیازبه مهارتی حس شود؛ نسبت به تقویت مهارتها اقدام نمود.
  1. برای توسعه این مهارت، عادت کنید هر زمان که می خواهید ادعایی داشته باشید، از خود سؤال کنید. آیا باید دیدگاه متفاوتی را در نظر بگیرید؟ آیا احتمال دیگری وجود دارد که ممکن است نادیده گرفته اید؟

 

با تمرین روش هایی که در بالا توضیح داده شد، می توانید مهارت های تفکر استراتژیک خود را با سرعت خود بهبود بخشید

اگر می‌خواهید به سرعت مهارت‌های استراتژی خود را افزایش دهید – برای رفع نیاز مبرمی که سازمانتان با آن مواجه است، موقعیت خود را برای یک نقش جدید یا در نهایت راه‌اندازی کسب‌وکار خودتان – آموزش و ثبت نام در دوره های رشد کسب وکاربهترین گزینه برای شما خواهدبود.

مزیت داشتن یک طرز فکر استراتژیک این است که به جای اینکه به چه چیزی فکر کنید، یاد بگیرید چگونه فکر کنید.

اگرچه ممکن است همیشه پاسخ‌های درستی نداشته باشید، مهارت‌های تفکر استراتژیک می‌تواند شما را در شناسایی فرصت‌های جدید، رسیدگی به چالش‌های نوظهور و برنامه‌ریزی برای موفقیت‌های آینده توانمند کند.

 

برنامه ریزی (Scheduling)

برنامه ریزی در مدیریت زمان

برنامه ریزی در مدیریت زمان چیست؟ برنامه زمان‌ بندی فرآیند تنظیم، کنترل و بهینه‌سازی زمان و حجم کاری در یک فرآیند کاری برنامه ریزی نام دارد

هدف برنامه ریزی به حداکثر رساندن کارایی عملیات و کاهش هزینه ها در هر نوع کاری میباشد.

مزایای برنامه ریزی در مدیریت زمان

  • افزایش راندمان کار
  • کاهش تغییرات
  • کاهش آزمون وخطا
  • کاهش اختلاف وقت
  • کاهش هزینه ها
  • انجام کارهایی با اولویت بیشتر
  • ایجاد حس شادی ورضایت درونی
  • سهولت تعیین درصد پیشرفت کار
  • کاهش اضطراب
  • مطالعات نان می دهد که مدیریت ضعیف زمان نه تنها بهره وری را کاهش می دهد به آرامش ورفاه شما نیز صدمه میزند
  • افزایش تعادل بین کار و زندگی

کار زیاد و یا اوقات فراغت بیش از حد هر دو می توانند به رفاه و آرامش  کلی شما آسیب بزنند. به همین دلیل است که ایجاد تعادلی که می‌تواند به شما کمک کند بدون زیاده‌روی از هر کدام بهترین بهره را ببرید، یکی از بزرگترین مزایای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان شماست.

به گفته روانشناس سازمانی دکتر دیر اندرسون، یکی از جنبه های مهم مراقبت از سلامتی، اختصاص زمان به تمام جنبه های مختلف زندگی است.

  • دستیابی به اهداف خود

اگر مدیریت زمان ندارید احتمالا امور را به خوبی نمیتوانید سازماندهی کنید و دائما کارها و ضرب العجل ها را به تعویق می اندازید. این کار هم وقت شما را میگیرد و هم شما را از رسیدن به اهداف و رویاهایتان باز میدارد.

به گفته محقق پیر استیل، 95 درصد از مردم حداقل تا حدی در انجام کارها اهمال کاری(Procrastination) میکنند و مدیریت زمان را از دست می دهند. این اهمال کاری شما را از انجام استراتژیهای خود متوقف میکند.

یک راه ساده برای برطرف کردن اهمال کاری  و اتلاف زمانی این است که با انجام بموقع وظایف به خود پاداش دهید.

این پاداش میتواند از هر نوعی باشد: رفتن به یک رستوان، دعوت خود به یک بستنی یا خرید یک خودکار و…

 

چگونه مهارت های مدیریت زمان را تقویت کنیم؟

۱.اولویت های خود را تعیین کنید

در فعالیت‌های روزانه‌، برخی از وظایف مهم‌تر از بقیه هستند. به عنوان مثال، یک کار ممکن است سررسیدنزدیک تری نسبت به بقیه داشته باشد، یا ممکن است پیش از اینکه بتوانید کار B را به طور موثر انجام دهید، باید کار A را به پایان برسانید.و کار Aپیش نیاز کار B استچه کارمند باشید و چه در مدیریت سطح بالا، باید تصویر روشنی از اولویت های اصلی خود داشته باشید.

۲.از انجام چند وظیفه همزمان خودداری کنید

در حالی که بسیاری از مردم توانایی خود را در انجام چند کار تحسین می کنند، به همان اندازه دلایل وجود دارد که باور کنیم این کار می تواند مانع از بهبود مهارت های مدیریت زمان شما شود. تفویض اختیار را بخاطر بسپارید و عملی کنید مطالعات تحقیقاتی در سال 2011 از دانشگاه کالیفرنیا نشان داد که انجام چند کار می تواند بر حافظه کاری فرد و توانایی تمرکز بر کارهای مهم تأثیر منفی بگذارد.اگر می‌خواهید مهارت‌های مدیریت زمان خود را تقویت کنید، ضروری است که یاد بگیرید چگونه تمام توجه خودصرف  اولویتها کنید

۳.عدم تمرکز خود را کنار بگذارید

زندگی روزمره ما قطعاً سریع و پر از حواس پرتی است و در اغلب موارد مانع بهبود مهارت های مدیریت زمان می شود. به عنوان مثال، اگر در خانه کار می کنید، ممکن است به دلیل داشتن حواس پرتی بیشتر از محل کار، تمرکز روی کار سخت باشد و قبل از اینکه متوجه شوید، ساعت ها از وقت خود را از دست خواهید داد. بعنوان نمونه  برای جلوگیری از حواس‌پرتی وافزایش تمرکز میتوانید کارهای ذیل را انجام دهیدکنار گذاشتن تلفن یا خاموش کردن اعلان‌هاداشتن یک فضای اداری حتی اگر در خانه کار می‌کنید از اعضای خانواده یا همکارانتان بخواهید که مزاحم شما با مسائل غیرمرتبط کاری نشوند.

۴.نه گفتن را یاد بگیرید

بسیاری از افراد برای اینکه تأثیر خوبی بگذارند و تعهد خود را به کار نشان دهند یا به این دلیل که نمی توانند نه بگویند، بیش ازاندازه مسئولیت بر عهده می گیرند تعیین محدودیت در میزان حجم کاری که علاقمندبه پذیرش آن هستید می تواند به شما کمک کند زمان خود را مدیریت کنید و روی مهمترین وظایف تمرکز کنید. با تعیین اینکه چه مقدار کار برای شما ایده آل است شروع کنید اگر از اینکه نمی‌توانید کمک کنید، احساس ناراحتی می‌کنید، توضیح دهید که برای انجام کار با کیفیتی که او انتظار دارد، وقت ندارید یا اینکه ضرب الاجل‌های مهم‌تری دارید.

۵. از برنامه های مدیریت زمان استفاده کنید

برنامه هایی که براحتی برروی گوشی هم نصب میشوندویا برخی گوشی ها دارند خوشبختانه، فناوری در این زمینه به کمک ما آمده استو می توانید به راحتی همه چیز را در یک مکان سازماندهی کنید و زمان خود را برای کارهای مختلف پیش ببرید.

برنامه های مدیریت زمان مانند Rescuetime به طور مشابه، برنامه‌های ردیابی زمان مانند Toggl Track و یا TO DO LIST .

6-روز خود را سازماندهی کنید

مشخص کنید چه ساعتی بایستی بیدارشوید چقدر استراحت اختصاص دهید؛ و برای هر برنامه چقدر لازم است زمان در نظر بگیرید عدم توجه به این استراتژی می تواند به سلامت روان شما آسیب جدی وارد کند. در ابتدا نادیده گرفتن استراحت های مکرر و کوتاه ممکن است منجر به فرسودگی سریع و استرس شدید شود.مطالعات نشان داد که کارمندان حتی تمایل دارند تا زمان استراحت ناهار خود را به خطر بیاندازند و به جای آن کار را انتخاب کنند. به نوبه خود، نشان داده شده است که بر سلامت روان آنها تأثیر بدی گذاشته است. دور شدن از کارتان برای چند دقیقه هر دو ساعت می‌تواند به شما کمک کند تا با راحتی و لذت بیشتر به موفقیت بیشتری برسید و کارایی کلی شما را افزایش دهید.

هرکسی از بهبود مهارت های مدیریت زمان خود سود می برد. قطعاً کار کردن تحت فشار در هر زمان با خود شکست بهمراه دارد. به هر حال، اگر بر زمان خود تسلط نداشته باشید، ممکن است فرصت ها، کارایی، و تعادل بین کار و زندگی از دست شما خارج شود! گفتن مدیریت زمان آسان تر از انجام آن است.

 

تکنیک های مهم مدیریت زمان

1-برای تمام کارها و وظایف خود محدوده زمانی (ضرب العجل) تنظیم کنید:

شاه کلید موفقیت در مدیریت زمانی، مشخص کردن ضرب العجل برای هرکاری است

۲-برنامه روزانه خود را اولویت بندی کنید:

اولویت با برنامه هایی است که ضرب العجل آنها روبه اتمام است

۳-هرچه که باعث از بین رفتن تمرکز شما میشود حذف کنید:

مواردی که خارج از برنامه پیش می آید را در برنامه آتی خود بگنجانید. در نتیجه تبعیت از یک برنامه روزانه را تبدیل به یک عادت کنید

 

تمرین مدیریت زمان

برای خوب شدن و داشتن مدیریت دلچسب بر زمان خود نیاز به تمرین زیادی وجود دارد. برای تمرین مدیریت زمان، مهارت های اولیه و ثانویه وجود دارد که باید روی آنها کار کنید:

تلفن خود را خاموش کنید

ممکن است فکر کنید که نمیشود اینکار را کرد ویا تصور کنید که خاموش کردن تلفن آنقدرها هم که میگویند موثر نیست اما اگر عمیق‌تر شوید و به مطالعه دانشگاه شیکاگو در مورد تلفن‌های همراه نگاه کنید، که نشان می‌دهد حتی حضور صرف یک دستگاه بی‌سیم بر ظرفیت شناختی ما تأثیر بدی می‌گذارد، بهتر است در مورد آن تجدید نظر کنید.

سازماندهی روزانه

بشکل روزانه امور خود را بررسی و سازماندهی مجدد کنید تا خطاهای احتمالی دیده و مرتفع شود.

به زندگی خود توجه کنید

به بخش‌های از زندگی خود که برروی مدیریت زمان تاثیر گذارند توجه کنید. مانند ورزش منظم، تغذیه سالم و خواب کافی، مستقیماً بر کارایی کلی شما و در نتیجه توانایی شما برای مدیریت زمان تأثیر می‌گذارد.

پیامدهای مدیریت زمان غلط

پیامدهای مدیریت زمان غلط

1. گردش کار ضعیفاگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است مجبور شوید در انجام کار خود به عقب برگردید. این به کاهش راندمان و کاهش بهره وری منجر میشود.

2. وقت تلف شدهمدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می شود. به عنوان مثال، با صحبت با دوستان در شبکه های اجتماعی در حالی که در حین انجام یک وظیفه هستید، حواس خود را پرت می کنید و زمان را تلف می کنید.

3. از دست دادن کنترلبا ندانستن وظیفه بعدی،کنترل خود وزندگی شخصی وشغلی خود را از دست داده  ورنج می برید. این رنج میتواند به بالا رفتن استرس و اضطراب شما بینجامد

4. کیفیت پایین کارمدیریت ضعیف زمان معمولاً باعث می شود کیفیت کار شما آسیب ببیند. به عنوان مثال، عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولاً کیفیت را به خطر می اندازد.

5. شهرت ضعیفاگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف به شما تکیه کنند، انتظارات و تصورات آنها از شمادستخوش این عملکرد ضعیف خواهد شد واگر مشتری نتواند برای انجام کاری به موقع به شما تکیه کند، احتمالاً تجارت خود را به جای دیگری خواهد برد.

 

جمع بندی مدیریت زمان

مدیریت زمان موثر به شما کمک می کند تا فعالیت های روزانه خود را بر اساس اولویت های خود سازماندهی کنید. بنابراین، قبل از شروع به کار بر روی بهبود مهارت های مدیریت زمان خود، کمی زمان بگذارید تا اولویت های کلیدی و فرعی خود را شناسایی کنید. سپس میتوانید شروع به کشف روش ترجیحی خود برای سازماندهی زمان خود کنید.

یکی از روش های موثری که می توانید استفاده کنید ماتریس آیزنهاور و انواع نرم افزارهای مربوط به مدیریت زمان است

1. اهداف را به درستی مشخص کنید:

در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین می کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند.

2. عاقلانه اولویت بندی کنید:

اولویت بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت.

3. یک محدودیت زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید:

به عنوان مثال، فرض کنید برای یک جلسه باید پنج نظر را به موقع بنویسید. با این حال، متوجه می شوید که فقط می توانید چهار مورد از آنها را در مدت زمان باقی مانده قبل از جلسه انجام دهید. اگر از قبل از این واقعیت آگاه شده باشید، ممکن است بتوانید به راحتی نوشتن یکی از نظرات را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل به خود زحمت نداده بودید که وظایف خود را بررسی کنید، ممکن بود تا یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمانی خود نشده باشید.

4. بین کارها استراحت کنید:

هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت تر است.

5. خود را سازماندهی کنید:

از تقویم خود برای مدیریت طولانی مدت زمان بیشتر استفاده کنید. ضرب‌الاجل‌های پروژه‌ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند را بنویسید.

۶. از قبل برنامه ریزی کنید:

مطمئن شوید که هر روز را با یک برنامه  روشن نسبت به آنچه که باید انجام دهید شروع می کنید – آنچه باید در آن روز انجام شود. در نظر داشته باشید که در پایان هر روز کاری، فهرست کارهای خود را برای روز کاری بعدی بنویسید.

 

در پایان اگر سوالی در خصوص مدیریت زمان دارید یا تجربه ای دارید، همینجا با در میان بگذارید

شماره تماس دکتر مهناز گرجی زاده: 09166097578

مطالب مرتبط

پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.